Tanto para el cambio de memoria fiscal como para dar de baja un controlador, se debe utilizar el aplicativo denominado “AFIP/DGI Solicitud de baja y/o recambio de memoria fiscal de controladores fiscales”.
En el caso de recambio de memoria, los controladores fiscales estan diseñados para avisarle al titular o usuario que se está agotando la memoria, y dentro de los 5 dias hábiles posteriores el contribuyente deberá remitir al fisco, la información que exige el aplicativo mencionado, mediante la utilización de su clave fiscal. Luego habrá que esperar 10 dias corridos y presentar en al agencia AFIP donde se encuentre inscripto, dos ejemplares del formulario 445/D y un formulario 445/4, junto al acuse de envio web y el libro unico de la máquina.
El Organismo procederá a procesar la información enviada y pueden suceder dos cosas: Que sea rechazada o aceptada.
Los motivos que pueden generar un rechazo son:
Porque la información enviada contiene irregularidades.
Por problemas en el domicilio fiscal.
Por falta de presentación de alguna declaracion jurada del impuesto al valor agregado en los últimos 12 meses previos a la solicitud.
Si estas inconsistencias resultan subsanadas y/o la presentación fue aceptada, la AFIP procederá de acuerdo a lo que indiquen sus sistemas informáticos:
Notificar al contribuyente del dia y hora que deberá llevar la máquina a la agencia o distrito correspondiente de la AFIP para la lectura de la memoria y su posterior bloqueo hasta la nueva intervención del servicio técnico que tenga el usuario del controlador. Si la AFIP no pudiere realizar el bloqueo, el servicio técnico de la empresa proveedora es quien debe hacerlo delante del funcionario actuante, extrayendo la memoria para su entrega a la AFIP, dejándose constancia en un Acta.
Consignarán en el espacio de “Observaciones” del formulario 445/D la leyenda “Habilitado para bloqueo y extracción de la memoria fiscal por parte del servicio técnico”, con fecha y firma del funcionario actuante, sin necesidad de llevar el equipo a la AFIP.
En ambos casos, el Organismo recaudador dejará constancia de su intervención en el Libro Unico de Registro.
La etapa siguiente es la tarea del técnico autorizado de la empresa proveedora, que procederá al cambio de la memoria fiscal, después de verificar lo dispuesto por AFIP en el formulario F.445/D.
En caso de venta del equipo, el contribuyente deberá denunciarlo ante la AFIP presentando la nota modelo prevista en el anexo VIII de la resolución general 4104, correspondiendo entregar el Libro Unico de Registro al nuevo propietario, guardando una copia del mismo.